1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如会议用布标，水牌，会议室，餐厅的情况）；将会务组标识张贴好，在容易看到的地方。
　　2、详细了解本会议所用场所的位置（如：餐厅，会议室，会务组老师和讲课老师所用的房间）
　　3、相关会议使用设备的准备情况（如：会场布置情况，多媒体投影仪）；上述设备的使用三在征求会议主办方的意见后执行。
　　4、印刷“会议代表报到须知”单，由接站人员在接站时，发给每一位会议代表手中，印刷“发票反馈单”，“会议代表返程机票订票单”，在报道时，发到每一位会议代表手中，以保证会议的顺利。

1、会议在报到期间最重要的是（收费）在收费过程中必须细致，准确，书面登记。收费过程中必须严格按程序操作：
◇确定会议代表情况、◇根据情况计算应交费用、◇填写收费收据不撕、◇收款、◇将收据撕下交于会议代表、◇填写报到表
2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在（原收据）的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。
3、发放会议代表证
4、发放发票反馈单，返城订票单
5、安排入住宾馆手续，填写押金（收据）。交付100元房间钥匙押金后领取房间钥匙，押金在退房时，凭收据退款
6、介绍宾馆情况，说明房间自费物品，带领进入房间
7、指示餐厅和会场地点，说明用餐时间和方式
8、记录会议代表特殊要求

1、负责会议所在酒店同会务组的协调工作，确保各项会议设施和服务在会议前一天晚上全部到位，保证会议准时准点顺利进行。
◇会议厅的安排与摆放、◇音响等电气电子设备得到位与正常试验、◇会议名称条幅的悬挂、◇主席台和背景墙布置、◇会议提示牌，水牌和席位卡的到位
2、会议签到
3、会议期间材料的分发和收集
4、安排会议期间的茶水服务
5、协调会议时间和餐厅开餐时间
6、在会议的第一天就落实好会后考察的线路，人数，确保在第一天下午会议结束时收齐考察款，安排考察用车。

    由公司会务人员配合主办方联合组成会务组，负责代表报到，食宿安排，分发资料，会场布置，作息日程，代订返程机票及会后旅游等相关事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表间，酒店之间的相关事宜，妥善解决各类问题。

    按主办方单位的要求，提供各类标准的酒店，争取最优惠的价格，并协调与酒店的各项事宜。

　　会前准备好会议所需要的所有培训设备，精选安静，舒适，明亮的会议厅，特别是在音响效果上的质感要求，我们将尽善尽美的为您安排，充分让会代表感觉到与会所值。

    我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
（1）演讲台　（2）白板　（3）彩色电视机/录像　（4）VCD　5)屏幕　（6）播音及音响系统　（7）纸笔　（8）舞台/立式讲台　（9）互联网接口　（10）隔板　（11）灯光照明　（12）签到台　（13）信签　（14）会议桌椅　（15）彩电　（16）指示牌　（17）告示牌主席台　（18）盆景　（19）鲜花花篮订做　（20）背景板

　　识别标识：彩旗、布标、拱门、汽球、横幅，绶带，迎宾牌，代表证，台卡，宣传资料，奖杯，证书等。
　　文印设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。包括名片单色/多色制作；意见调查表格；相关资料的打字，复印，印刷；
　　摄影摄像：按主办单位要求，提供摄影摄相服务。根据会务组要求把摄像资料制作成VCD光盘。摄影资料的扩印，分发。
　　纪念品（礼品）：按主办单位要求，提供旅行袋、笔记本、茶杯等各类纪念品（礼品），并代为定做。可以印刷会议主办方指定的图案和文字。

    根据会议主办方的意愿安排专业礼仪人员，负责迎宾，接待，签到，引导，颁奖，剪彩，演出，会议主持等。

    30元/人/天——100元/人/天，多种标准提供选择。我们将根据不同的喜好，为您预定各种形式的餐会：中餐，西餐，自助餐，宴会等。

　　专业礼仪迎宾小姐或先生，手持接站牌，进行接待服务。
　　从机场到酒店的接送服务，会间旅游期间需要的旅游用车服务，还是外出用餐的用车安排，都离不开车辆的运输需求。
　　提供车型：沃尔沃、金龙、宇通、新沈飞大巴（中巴）、丰田考斯特、东南德利卡、金杯、爱丽舍、奔驰，奥迪，各种品牌的中高档轿车，任您选择。

    我公司有专业订票员，免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票，和代订全国各地返程汽车、火车硬座卧铺车票。

    按要求提供会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务，代办会展用品的航空，铁路托运和湖北土特产及会议礼品。